Настоящая Политика определяет порядок обработки и защиты персональных данных обществом с ограниченной ответственностью «ЦИФРОВОЙ АРХИВ» при использовании сайта e-archiv.ru, его поддоменов, облачной системы «Цифровой архив» по адресу ai.e-archiv.ru, а также при заключении и исполнении договоров. Политика предназначена для посетителей сайта, пользователей системы, представителей заказчиков и иных лиц, передающих персональные данные Оператору.

1. Общие положения

1.1. Оператор персональных данных: ООО «ЦИФРОВОЙ АРХИВ», ОГРН 1197746605077, ИНН 7743318420, КПП 774301001, юридический адрес: 125171, г. Москва, Ленинградское шоссе, д. 13, к. 1, 231; адрес электронной почты: info@e-archiv.ru. Зарегистрирован в Реестре операторов, осуществляющих обработку персональных данных номер 77-22-021556, Приказ № 73 от 18.04.2022

1.2. Политика применяется к персональным данным, которые Оператор получает через сайт e-archiv.ru, облачную систему ai.e-archiv.ru, формы обратной связи, электронную почту, службы поддержки, а также при заключении и исполнении договоров.

1.3. Политика разработана в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и иными применимыми нормативными правовыми актами Российской Федерации.

1.4. Использование сайта и системы означает ознакомление с настоящей Политикой. Когда по закону требуется согласие, обработка осуществляется после получения отдельного согласия субъекта персональных данных.

2. Принципы обработки персональных данных

2.1. Оператор обрабатывает персональные данные законно и добросовестно, только для заранее определенных и законных целей, не допускает обработки, несовместимой с целями сбора данных, и не объединяет базы данных, обработка которых осуществляется в несовместимых целях.

2.2. Содержание и объем обрабатываемых данных соответствуют заявленным целям. Оператор принимает меры для обеспечения точности, достаточности и актуальности персональных данных.

2.3. Персональные данные хранятся не дольше, чем этого требуют цели обработки или законодательство, после чего удаляются или уничтожаются, если отсутствует иное законное основание для их дальнейшего хранения.

3. Категории субъектов цели и состав данных

Категория субъектов	Цели обработки	Основные данные	Правовое основание
Посетители сайта	Работа сайта, защита от злоупотреблений, диагностика ошибок, статистика и аналитика при использовании соответствующих средств	IP-адрес, cookie, сведения о браузере и устройстве, дата и время посещения, адреса запрошенных страниц, технические журналы	Законный интерес Оператора; согласие — когда оно требуется законом
Пользователи системы и представители заказчиков	Регистрация, аутентификация, предоставление доступа, настройка прав, поддержка, уведомления о работе системы, исполнение договора	Фамилия, имя, отчество при указании; электронная почта; телефон при указании; должность и организация; идентификатор учетной записи; роли и права; IP-адрес; время регистрации и входов; журналы действий; обращения в поддержку	Договор, действия до заключения договора, согласие, законный интерес в обеспечении безопасности
Контрагенты и их представители	Заключение и исполнение договоров, расчеты, бухгалтерский и налоговый учет, претензионная работа	Фамилия, имя, отчество; должность; организация; контактные данные; полномочия; подпись; сведения в договорных и расчетных документах	Договор и требования законодательства
Лица, направившие обращение	Ответ на запрос, консультация, техническая поддержка и рассмотрение претензий	Имя, контактные данные, содержание обращения и приложенные материалы	Согласие, договор или законный интерес в рассмотрении обращения

3.1. Оператор не принимает решений, порождающих юридические последствия для субъекта или иным образом затрагивающих его права и законные интересы, исключительно на основании автоматизированной обработки персональных данных.

3.2. Рекламные и иные маркетинговые сообщения направляются только при наличии отдельного согласия получателя, если такое согласие требуется законодательством. Получатель может отказаться от рассылки способом, указанным в сообщении, либо по адресу info@e-archiv.ru.

3.3. Оператор не осуществляет целенаправленный сбор специальных категорий персональных данных и биометрических персональных данных пользователей. Если такие сведения содержатся в документах, загруженных заказчиком, их обработка регулируется разделом 4 настоящей Политики.

4. Данные в документах заказчика

4.1. Заказчик самостоятельно определяет цели, состав и правовые основания обработки персональных данных в документах и иных материалах, загружаемых в облачную систему. В отношении таких данных заказчик является оператором персональных данных, а ООО «ЦИФРОВОЙ АРХИВ» осуществляет обработку по поручению заказчика в объеме, необходимом для предоставления облачного сервиса.

4.2. Поручение на обработку, перечень действий с данными, требования к их защите, конфиденциальности и прекращению обработки определяются публичной офертой, отдельным договором и применимыми приложениями к ним.

4.3. Заказчик обязан иметь законные основания для загрузки и обработки персональных данных, соблюдать права субъектов, не загружать данные сверх необходимого и давать Оператору только законные указания. Специальные категории и биометрические персональные данные могут загружаться только при наличии предусмотренного законом основания и при согласовании необходимых условий защиты.

4.4. Оператор не использует содержание документов заказчика для собственных маркетинговых целей и не определяет цели обработки содержащихся в них персональных данных.

5. Правовые основания обработки

5.1. Оператор обрабатывает персональные данные на основании согласия субъекта; для заключения и исполнения договора, стороной, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект; для исполнения обязанностей, возложенных законодательством; для осуществления прав и законных интересов Оператора или третьих лиц при условии, что при этом не нарушаются права и свободы субъекта; а также по иным основаниям, предусмотренным законодательством Российской Федерации.

5.2. Если обработка осуществляется по поручению заказчика, основанием для действий Оператора является договор с заказчиком, а наличие правового основания в отношениях с субъектами обеспечивает заказчик.

6. Порядок и способы обработки

6.1. Обработка осуществляется автоматизированным, неавтоматизированным и смешанным способами. Оператор может совершать сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, предоставление доступа, передачу в предусмотренных законом случаях, обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение персональных данных.

6.2. Оператор получает данные непосредственно от субъекта, его работодателя или иного представляемого им лица, от заказчика в рамках поручения, а также автоматически от браузера, устройства и информационных систем при использовании сайта и облачной системы.

6.3. Доступ к данным предоставляется только работникам и привлеченным лицам, которым он необходим для выполнения трудовых или договорных обязанностей и которые приняли обязательства по обеспечению конфиденциальности.

7. Передача данных третьим лицам

7.1. Оператор вправе поручить обработку персональных данных поставщикам хостинга и инфраструктуры, связи, резервного копирования, технической поддержки, электронного документооборота, бухгалтерских и иных обеспечивающих сервисов, если это необходимо для работы сайта, системы или исполнения договора. Такие лица обрабатывают данные только в согласованных целях и обязаны обеспечивать конфиденциальность и безопасность.

7.2. Персональные данные могут быть предоставлены государственным органам, судам и иным уполномоченным лицам в случаях и порядке, установленных законодательством Российской Федерации.

7.3. Оператор не распространяет персональные данные и не предоставляет к ним доступ неограниченному кругу лиц без согласия субъекта, если иное прямо не предусмотрено законом.

7.4. Оператор не осуществляет трансграничную передачу персональных данных, если иное не будет предусмотрено условиями используемого сервиса и предварительно не будут выполнены требования законодательства Российской Федерации о такой передаче.

8. Локализация и защита персональных данных

8.1. При сборе персональных данных граждан Российской Федерации, в том числе через сеть Интернет, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение и извлечение осуществляются с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации, за исключением предусмотренных законом случаев.

8.2. Оператор принимает необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения и иных неправомерных действий.

8.3. К таким мерам относятся определение ответственных лиц, разграничение прав доступа, учет действий пользователей и администраторов, применение средств защиты информации и защищенных каналов связи, резервное копирование, восстановление доступности данных, оценка рисков и уровня защищенности, обучение работников, внутренний контроль и реагирование на инциденты.

8.4. Конкретный состав технических средств, архитектура защиты и сведения, раскрытие которых может снизить безопасность системы, не публикуются и предоставляются в допустимом объеме по обоснованному запросу заказчика или уполномоченного органа.

9. Сроки хранения удаление и уничтожение

9.1. Персональные данные хранятся в течение срока, необходимого для достижения целей обработки, исполнения договора и обязанностей Оператора, либо в течение срока, установленного законодательством.

9.2. Данные учетной записи пользователя обрабатываются в период ее действия и, если иное не требуется законом или договором, удаляются из рабочей среды не позднее 30 календарных дней после удаления учетной записи или прекращения договора. Технические резервные копии могут сохраняться до 90 календарных дней и удаляются в ходе плановой ротации без использования для иных целей.

9.3. Договорные, бухгалтерские, налоговые документы и сведения, необходимые для предъявления или защиты требований, хранятся в сроки, установленные законодательством и применимыми правилами делопроизводства.

9.4. После достижения целей обработки, истечения сроков хранения, получения законного требования или отзыва согласия данные удаляются или уничтожаются, если отсутствует другое законное основание для обработки. Если немедленное удаление из резервной копии технически невозможно, данные изолируются от обычного использования и удаляются при очередной ротации резервных копий.

10.1. Сайт и облачная система могут использовать необходимые cookie и аналогичные технологии для работы авторизации, сохранения сеанса, обеспечения безопасности и пользовательских настроек. Без таких cookie отдельные функции могут быть недоступны.

10.2. Аналитические и иные необязательные cookie применяются при наличии соответствующей настройки сервиса и, когда это требуется законом, после получения согласия пользователя.

10.3. Пользователь может удалить или ограничить cookie в настройках браузера. Это может повлиять на работу сайта или облачной системы.

11. Права субъекта персональных данных

11.1. Субъект вправе получить сведения об обработке своих персональных данных, потребовать их уточнения, блокирования или уничтожения, отозвать согласие, возражать против обработки в предусмотренных законом случаях, а также защищать свои права путем обращения в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в суд.

11.2. Для реализации прав субъект может направить запрос на info@e-archiv.ru или по юридическому адресу Оператора. В запросе следует указать фамилию, имя, отчество, контактный адрес, сведения, позволяющие подтвердить отношения с Оператором или идентифицировать учетную запись, суть требования и подпись — для бумажного обращения либо электронного документа, когда подпись требуется законом.

11.3. Оператор вправе запросить дополнительные сведения, необходимые для подтверждения личности заявителя и предотвращения неправомерного доступа к данным. Ответ предоставляется в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.

11.4. Отзыв согласия не влияет на законность обработки, выполненной до его получения, и не влечет прекращения обработки, если у Оператора сохраняется иное законное основание.

12. Обязанности Оператора и рассмотрение инцидентов

12.1. Оператор рассматривает обращения субъектов, обеспечивает уточнение, блокирование, прекращение обработки и уничтожение данных в случаях и сроки, предусмотренные законом, ведет внутренний контроль соблюдения требований к обработке и защите персональных данных.

12.2. При выявлении неправомерной или случайной передачи персональных данных, повлекшей нарушение прав субъектов, Оператор принимает меры по локализации инцидента, устранению последствий и выполняет установленные законом обязанности по уведомлению уполномоченного органа.

13. Заключительные положения

13.1. Политика действует с даты ее публикации и до замены новой редакцией. Оператор вправе изменять Политику при изменении законодательства, процессов обработки или функций сайта и системы.

13.2. Актуальная редакция Политики размещается по адресу:

https://e-archiv.ru/politika-obrabotki-personalnyh-dannyh/

13.3. По вопросам обработки и защиты персональных данных можно обратиться к Оператору по адресу info@e-archiv.ru.

14. Реквизиты Оператора

Общество с ограниченной ответственностью «ЦИФРОВОЙ АРХИВ»

Юридический адрес: 125171, г. Москва, Ленинградское шоссе, д. 13, к. 1, 231

ОГРН 1197746605077

ИНН 7743318420

КПП 774301001

Расчетный счет 40702810638000190664 в ПАО Сбербанк

Корреспондентский счет 30101810400000000225

БИК 044525225

Электронная почта: info@e-archiv.ru

Генеральный директор В. Н. Миронов